こんにちは！ 「生成AI時代のアップデート勉強会」です。
隔週にてお届けしているメールマガジンで、最新の生成AIや
DX、リスキリングなどをテーマに情報をお届けしております。
「あー、研修が終わった、終わった」
企業で研修を行っていて、終了した直後、このようなセリフを
よく耳にすることがあります。
皆さんの会社でも、聞いたことはありませんか。
そして、どんなにその内容が有意義だったとしても、1週間、
１ヶ月と時間が経つとともに、頭の中から消えていきます。
研修に参加して、その場で学ぶことがゴールになっていて、
終わった瞬間、完了済みの過去タスクになっているのです。
果たして、研修ってやる意味があるのでしょうか。
今回のテーマは「研修内容を社内に残し、回し、定着させる」
です。
１．本当の価値は受講後
皆さんは研修の価値はどこにあると思いますか？
・新しい技術を習得したことでしょうか。
・業務に役立つ知識や情報を得たことでしょうか。
・資格取得の試験対策ができたことでしょうか。
・有名な講師のノウハウを知ったことでしょうか。
どれも正解だと言えますし、どれも不十分とも言えます。
実は、研修の価値は「受講日」より、「受講後」に表れます。
例えば、新しい技術を習得しても、それを継続的に練習
するなどして、習熟度を上げなければ活用できません。
また、業務に役立つ知識や情報を得ても、それを業務に
活かす方法がなければ意味がありません。
同様に試験対策も、その内容をふまえて学習を続ける、
有名講師のノウハウを使って成果を上げるなど、全て
研修後に何をしたかが重要となります。
この流れができているようであれば、研修は企業にとって
会社の成長のための重要な投資となります。
ところが、現実はどうでしょうか。
研修中は良い刺激を受けていても、業務に戻ると忙しさに
埋もれて、その後のアクションが出来なくなっています。
「受けて終わり」という言葉は正にこれなのです。
２．研修後は「アウトプット」が大事！
研修後に成果を出すには、どうすれば良いでしょうか。
それは、常にアウトプットを行うこと、これがとても大事です。
研修後に、その内容を実務で活かそうとしますが、すぐには
うまくいきません。
そうすると、諦めて「やめた、やめた！やっぱり面倒だ！」と
なってしまうケースが多いのです。
そして、これを防ぐには「アウトプット」することなのです。
「こういうやり方をしたけど、この部分に問題があって、うまく
進まなかった」
このように問題となる部分を社内のチャットツールや掲示板
などで共有できれば、関係する社員からアドバイスをもらう
こともできます。
また、同じ研修を受けた同僚から、「こっちのやり方でうまく
できた」などの情報が共有できるのです。
特に業務内容に関わらない、ソフトウェアやツールの使い方
であれば、SNSや技術系の掲示板での投稿に参加するのも
良い方法になります。
ネット上の有識者の方に情報やヒント、解決策をもらうことが
できるからです。
こうして、アウトプットを軸に誰かととやり取りをすることで
研修後のアクションを進めることができるのです。
３．アウトプットの問題点
ところが、このアウトプットが大きなハードルとなっています。
そう、多くの人達は、このアウトプットが続かないのです。
ではなぜ、アウトプットが続かないのでしょうか。
ここで一つ例を出して説明しましょう。
例えば、皆さんが部下や同僚に書類作成を頼んだとします。
ところが、かなり時間が経っても、中々できてこないケースが
ありませんか。
本人に聞いてみると、書く内容は理解していて、何を書くのか
口頭ではキチンと話せます。
しかし、書面にするとなると、ピタリと作業が止まってしまう。
実は人が文章を作成する際、こんな問題が出ているのです。
※アウトプットの問題点
・頭の中には言いたいことがあるのに、文章にできない。
・PCのキーボードで文面を打つのに、ストレスを感じている。
・書き始めるまでに時間がかかる。(腰が重くなる)
・途中で表現が気になって何度も書き直してしまう。
・読まれることを意識して、最初から完成形を目指してしまう。
私たちは、これを「入力の摩擦(入力コスト)の問題」という
言い方をしています。
決して、その人の能力の問題ではなく、業務が忙しい中、文章
を入力するのに目に見えない負荷がかかっているのです。
この摩擦が大きければ大きいほど、アウトプットを出すのに
「気合いと根性」が必要となっていきます。
そして、これは業務が忙しい人ほど、さらに大きな摩擦となり、
精神がすり減っていきます。
研修した後、研修の報告書が出ない、業務に活用した事例が
共有されないなどの問題は、この部分に直結するのです。
では、どうすれば「入力の摩擦」を減らせるのでしょうか。
次の項目で説明していきます。
４．「書く」より先に話せ！
では、どうすればこの入口の摩擦を減らせるのでしょうか。
答えは意外と簡単で、まずは入力をキーボードではなく、
「話す」に変えること。
具体的に言うと、話す内容を「生成AI」に伝え、自動で文字
起こしを行います。
ここでの大きなメリットは２つです。
一つは無理にキチンとした文章にまとめる必要がないこと。
まずは、思っていることを話してアウトプットするだけです。
もう一つは、考えるスピードで入力できること。
考えていることをキーボードで打とうとすると、自分の思考
速度に入力がついていけず、その遅さにイライラします。
「話す」なら、そのイライラは起こりません。
さらに、次のような変化が起こります。
※「話す」メリット
・「書かなきゃ」ではなく「話せばいい」に気持ちが変わる。
・文章構成に悩む前に、書くべき内容が貯まる。
・無から有を作る作業が容易で、継続しやすくなる。
ここで重要なのは「話す」アウトプットは完成品の書類を
作るものではなく、必要なパーツを集める工程だという
ことです。
５．生成AIで「整形＋編集」を加速！
パーツが集まったら、次はそれを書類として出せる状態に
整えていきます。
しかし、生成AIに任せれば「全部自動で完成する」訳では
ありません。
文章として完成させるためには、以下の２つのステップが
あります。
STEP１ 生成AIでの編集【整形作業】
「話す」から生成AIで文字起こししたデータを用意します。
それをさらに生成AIを使って編集していきます。
・話し言葉を文章に直す（です／ます調へ）
・文を短くして読みやすくする
・見出しや箇条書きを作る
・重複表現を削る
・要点を先に出して、流れを整える
・STEP2 人間が確認して仕上げる 【最終編集/仕上げ】
最後に人間の手によって確認していきます。
意図が明確か、違和感がない文章かがポイントです。
・伝えたい意図が明確でキチンと伝わるか確認する。
・違和感のない表現になっているか確認する。
・必要であれば加筆修正を行う。
この役割分担ができれば、生成AIは文章を作る道具という
よりも、編集のための準備を高速化する道具となります。
つまり、アウトプットで力を使う部分が、「ゼロから書く」こと
ではなく、「最後に仕上げる」ことに変化します。
これにより、人間の使う時間やストレスなどを大きく軽減する
ことができるのです。
また、事実確認や最終判断は人が担う前提で使うと、安全面
も担保でき、文章の品質も向上します。
また、その会社独自の言い回し・専門用語・守るべき社内規則
なども反映しやすくなります。
この考え方は、アウトプットの習慣化を進めるだけではなく、
研修後の学びを業務に落とし込む際にも使えます。
６．アウトプットを仕組み化する！
一般的には、アウトプットが続く人は、モチベーションが高い
と言われていますが、それは少し違います。
実はアウトプットを出すためのフローが仕組み化できており、
そのため継続できている人が多いのです。
仕組み化の一例を見てみましょう。
※アウトプットのフロー例
（１）メモ（箇条書きで話す項目だけ書き出す）
（２）話して生成AIで文字起こし（30秒〜数分でもOK）
（３）生成AIで整形作業（見出し／箇条書き／ですます調）
（４）人が仕上げる（意図・事実・言い回しの最終確認）
（５）書類の提出/社内の掲示板・チャットツールに掲載
ポイントは、最初から完成品を作らないことです。
・最初は粗くてもいい。
・素材があれば整えられる。
・整えられれば出せる。
この順番が、負担を大きく減らします。
さらに、アウトプットを1つ出したら、それを目的に合わせて
別の形に展開していきます。
・研修で得た知識（音声）→ 報告書で社内共有（文章）
・社内共有の報告書（文章）→ 社内掲示板で検討（箇条書き）
・社内掲示板での検討結果 → 業務マニュアルに追加
研修で気付いた内容を社内に報告書として提出、その内容
をもとに社内掲示板で担当者同士が検討していきます。
その検討結果が最終的には業務マニュアルにも反映され、
業務フローが改善できるといった流れです。
この方法なら、参加者の様々な情報やノウハウが研修後に
社内に蓄積していきます。
また、研修の費用対効果も大きく上がります。
研修は受講した本人の成長だけでなく、組織自体の成長を
促す巨大なエンジンとなるのです。
今回の内容はいかがでしたでしょうか。
それでは、また次回のメールマガジンでお会いしましょう！
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