こんにちは！ 「生成AI時代のアップデート勉強会」です。
隔週にてお届けしているメールマガジンで、最新の生成AIやDX、
リスキリングなどをテーマに情報をお届けしております。
この数年、ChatGPTなどの生成AIは、ビジネスの現場に急速に
浸透してきています。
もはや、企業の生成AI活用は当たり前になってきています。
しかし、その一方で多くの企業で様々な問題が出てきています。
例えば、一部の社員だけ生成AIを使用しているとか、個人業務
は効率化できているのに、部署や組織の効率化に繋がらないと
いう事態です。
今回のテーマは、組織での生成AI活用を導く人材「生成AI導入
担当者」についてです。
１．「生成AI導入担当者」とは？
「生成AI導入担当者」とは、いわば部署での生成AIの活用方法
を設計し、成果がでるように指導する「ディレクター」です。
ここで大事なことは、この担当者は会社内で誰よりも生成AIに
詳しい「技術のエキスパート」である必要はありません。
進化の速い生成AIの世界では、それまでの定石がすぐ古くなり、
結果に繋がらなくなるケースもあります。
だからこそ、生成AI導入担当者は、特定のツールを使いこなす
能力以上に、「変化する状況を分析しながら、人間と生成AIの
最適な役割分担を考える力」が求められます。
例えば、仕事の効率化のため、生成AIを使った業務の新ルール
を考えることです。
【業務ルールの例】
・議事録の要約や資料のたたき台作りは、生成AIに任せる。
・市場調査や情報収集の初動は、生成AIに任せる。
・企画などでアイディアなどをブレインストーミングする際、
「壁打ち相手」として生成AIを利用する。
・定型メールの文面作成は、生成AIに下書きさせる。
生成AI導入担当者は、このような内容を検討していきます。
また、実施することでデータを集め、本当に効率化できるのか、
どの生成AIツールが良い結果なのか、問題点は何があるのか、
考えていかなくてはなりません。
このように、部署の生産性や創造性を最大限に引き出すために
何を行うのか決定する、非常に重要な役割なのです。
２．結果に繋がる３つの能力
部署内で生成AIの利用を促すには、担当者にいくつかの能力が
求められます。
ここでは、その中心となる３つの能力をご説明します。
（１）意図を正確に引き出す「プロンプト設計力」
生成AIから質の高い回答を引き出すには、的確な指示が必要
となります。
それには、その部署の業務内容から、生成AIに「どんな役割
を演じてもらうか」を定義することが非常に重要なのです。
また、「指示テンプレート」を作成し、部署内で共有すれば
メンバーのスキルに左右されず、誰でも一定の品質を出せる
ようになります。
（２）安全と挑戦を両立させる「リスク判断力」
生成AIは便利な反面、情報漏えいや著作権といったリスクと
隣り合わせです。
担当者は、これらのリスクを正しく理解して、部署内で安心
して挑戦できる環境を整える役割があります。
むやみに「あれもダメ、これもダメ」と禁止するのではなく、
「この範囲は安全だから、自由に試して」という実践できる
場所を決めることが大事なのです。
（３）メンバーを動かす「コミュニケーション力」
実は生成AI導入の大きな壁は、技術的な理解ではなく人間の
心理なのです。
部署内のメンバーが「難しそう」「仕事が奪われる」などの
不安を抱えていては、良い結果が出せません。
まずは、生成AI活用のメリットを部署メンバーにしっかりと
伝えることが必要です。
生成AIを使うことでオペレーションミスが減った、残業時間
が少なくなった等、何か小さな成果が出たら、お互いに称え
合う環境を作りましょう。
また、業務効率化の成功事例なども共有していきます。
担当者は、メンバーが「ちょっと試してみよう」と思える
きっかけを作る案内人であることが大切です。
３．生成AI導入担当者は何をすればいい？
生成AI導入担当者の大きなミッションは何でしょうか。
それは、メンバーが生成AIを積極的に使用する社風に変えて
いくことです。
この事をわかりやすく「生成AI文化」としましょう。
この「生成AI文化」を育むには、どうすればよいでしょうか。
何よりも先に「なぜ、私たちはAIを使うのか？」という目的を
メンバー全員に説明しましょう。
単に「会社の指示だから」「作業を効率化するから」だけでは
人の心は動きません。
・もっと創造的な仕事に時間を使うため
・人間にしかできない価値を生み出すため
といった前向きなビジョンを伝えることが大切です。
自分の業務への取り組みなども交えて、丁寧に説明しましょう。
では、更に「生成AI文化」を進めるために、次は何をすべきで
しょうか。
生成AI導入担当者の仕事という観点で、大きく３つの項目にて
説明します。
（１）「見える化」する
・生成AIを使ったら、報告書の作成時間が半分になった
・生成AIとアイディアの壁打ちして、良い企画が生まれた
こうした個人の成果を吸い上げ、「見える化」しましょう。
積極的に使用しているメンバーに声をかけ、インタビューを
行うのもよいでしょう。
そして、「業務で生成AIを使うのはメリットがある」と告知
していくのです。
部署メンバーの間で「自分もやってみようかな」という空気
が自然に広がります。
（２）「安心ルール」をつくる
いくら安全のためとはいえ、「禁止ルール」ばかり設けては
現場の挑戦する意欲を削いでしまいます。
まずは「社外秘の情報は入力しない」などの最低限のルール
を決め、「この範囲ならOK」というガイドラインを示すこと
が活用促進の第一歩となります。
（３）「チャレンジ」を評価する
生成AIを使って、業務改善に「チャレンジ」するメンバーを
評価してあげましょう。
例えば、最初は良い指示文（プロンプト）が書けず、返って
業務が非効率になる場合もあります。
そこで、指摘したり、叱責すると、「生成AIをうまく使えず
怒られた」と負の感情が芽生えます。
進化の早い生成AIは使いこなすのも一苦労です。
前向きに「チャレンジ」しているメンバーを労い、評価する
ことが、とても重要なのです。
４．組織を次のステージへ進化させる
ここまで出来たら、組織を次のステージに進めましょう。
キーワードは「部署にナレッジを貯める」です。
定例会議で「生成AI活用」の情報共有の時間を作ります。
以下のような活用状況を報告しましょう。
【情報共有の例】
・最近見つけた便利な使い方
・良い結果が出たプロンプト
・成功した活用事例
週に１度、たった10分程度、情報共有するだけで部署メンバー
全員のスキルが驚くほど向上します。
共有した情報は、社内ツール（掲示板やチャットツール）等を
使い、メンバーがいつでも確認できるように記録します。
こうして、良い結果の出たノウハウやデータを部署の共有財産
にしていくのです。
さて、ここまで読んでいただくと気づくと思います。
これから組織で価値を生むのは「生成AIを深く理解している人」
ではなく、「生成AIを活かせる人材を育てられる人」です。
生成AI導入担当者はテクノロジーと人の間を繋ぎ、チーム全体
の働き方をデザインする存在です。
生成AIに任せるべきこと、人間が情熱を注ぐべきことを見極め、
それぞれの強みを引き出す、それが、これからのマネージャー
に求められる新しいリーダーシップの形なのです。
今回の内容はいかがでしたでしょうか。
それでは、また次回のメールマガジンでお会いしましょう！
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